PANDUAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN

Mengapa sebuah kegiatan harus dilaksanakan?

Sebuah kegiatan harus memiliki alasan (term of reference) yang mendasari kenapa harus diadakan. Alasan itu bisa dikelompokkan menjadi:

1. Maksud dan tujuan kegiatan
2. Sasaran kegiatan
3. Dasar penyelenggaraan
4. Latar belakang pemikiran (Term of reference).

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan kegiatan antara lain:

Jenis Kegiatan

Dalam Pramuka, ada bermacam-macam jenis kegiatan, seperti perkemahan (camping), gladian (training), pengembaraan (adventuring), kursus, pendakian (mountaineering), DIKLATSAR, dll. Penentuan jenis kegiatan ini akan membedakan bagaimana pengorganisasian pelaksanaan kegiatan dilakukan.

5 W 1 H

Kalau why (mengapa) dan what (apa) sudah ditentukan di atas, maka perlu juga ditentukan when (kapan), where (dimana) dan how (bagaimana) kegiatan tersebut akan dilaksakan.

Pembiayaan

Yang perlu dipikirkan adalah sumber pembiayaan dan pemakaian biaya. Sumber dana biasanya diperoleh dari fee yang dibayarkan peserta, anggaran dana dari satuan/ gugus depan, dari usaha mandiri atau donatur. Pengeluaran hendaknya direncanakan dan dikelola agar efisien. Juga perlu diperhatikan agar setiap pemakaian anggaran biaya, ada bukti tertulis yang dapat ditunjukkan dan dipertanggung jawabkan.

Sumber Daya Manusia

Dalam kegiatan Pramuka sebaiknya dipilih orang-orang yang bertanggung jawab, ikhlas dan mau bekerja, tahu dan paham tugasnya serta utamakan yang berjiwa PRAMUKA. Perlu juga meminta bantuan dari pihak lain yang memiliki kemampuan khusus yang kita tak memiliki SDM nya. Misalnya kegiatan pendakian atau latihan SRT, maka bisa bekerja sama dengan organisasi pecinta alam atau SAR.

Suasana

Pada persiapan dan pelaksanaan kegiatan perlu diciptakan suasana yang baik, harmonis dan mantap antara:

1. Tim pelaksana dengan yang memberi mandat
2. Sesama anggota tim pelaksana
3. Pendukung/ penunjang dengan pelaksana kegiatan
4. Pihak yang diajak kerja sama
5. Peserta dengan pelaksana (panitia)
6. Pembina pendamping dengan pelaksana

Perlengkapan

Dibedakan menjadi perlengkapan umum dan khusus. Perlengkapan umum disediakan oleh seksi/ bidang perlengkapan. Sedangkan yang khusus disediakan oleh bidang yang mengusi seperti untuk keamanan, pertolongan pertama, sekretariat, dan sebagainya.

Tim Pelaksana

Tim pelaksana sebaiknya dibentuk dua badan:

1. Tim pelaksana kegiatan, Organizing Committee (OC), dan
2. Tim pengarah kegiatan, Steering Committee (SC).

Time Schedule

Setiap penyelenggaraan kegiatan harus dibuat time schedulenya sejak persiapan hingga kegiatan selesai dengan tuntas. Untuk lebih mudahnya, dikelompokkan menjadi 3 tahap.

Tahap Persiapan

• Pengonsepan kegiatan
• Pembentukan tim pelaksana/ panitia
• Penyusunan proposal kegiatan
• Urusan surat menyurat dan undangan
• Pembuatan keperluan sekretariat dan administrasi
• Publikasi
• Pendaftaran calon peserta
• Study kelayakan atau survey bila diperlukan
• Usaha dana
• Pengadaan perlengkapan
• Pemantapan panitia dengan gladi bersih, simulasi atau pelatihan

Tahap Pelaksanaan

• Temu teknis (technical meeting)
• Pelaksanaan
• Evaluasi selama kegiatan (controlling)
• Perlengkapan
• Konsumsi
• Transportasi
• Dan sebagainya

Tahap Akhir

• Ucapan teriima kasih kepada pihak yang membantu
• Pemberian tanda penghargaan untuk pelaksana dan peserta
• Pengembalian alat yang dipinjam
• Evaluasi
• Penyusunan laporan
• Penyerahan laporan pertanggung jawaban
• Pembubaran Panitia

Time schedule sebaiknya dibuat dengan matrikulasi agar mudah dibaca.